Ik leun achterover en zucht diep. Ik staar naar de lange to-do-lijst op mijn scherm en weet niet waar ik moet beginnen. We willen heel graag begeleiding en onderwijs bieden van hoge kwaliteit, maar er moet wel heel veel voor gebeuren. Is een kwaliteitsstempel in de vorm van een HKZ-certificaat mijn tijd en inzet waard? Ook mijn Raad van Toezicht heeft die vraag al gesteld. De lijst met dingen die ik in plaats van dat bouwen aan een kwaliteitssysteem kan doen, is ook lang. Dan ga ik rechtop zitten en recht mijn schouders. Ik heb een plan.
Kwaliteitssystemen hebben de naam vooral papieren tijgers te zijn. Een apart dossier, een naslagwerk dat bijna niemand opent. Dat wil ik beslist niet. Als we aan de HKZ-norm willen gaan voldoen, dan moeten alle eisen onderdeel van onze werkwijze zijn. Geen stoffige documenten, maar levende afspraken waar de begeleiding echt beter van wordt.
HKZ-certificaat
Dus besteden we een teamoverleg aan het doornemen van kritische activiteiten. We koken, we gaan met de jongeren naar buiten, we stappen met ze in de auto. Hoe doen we dat veilig? Welke afspraken maken we? De discussie levert korte beschrijvingen op, waar iedereen zich in kan vinden. Ik zet de beschrijvingen op de teampagina in ons digitale kantoor.
Dus maken we de verplichte risico-inventarisatie per jongere op basis van voor ons belangrijke criteria. En niet op basis van een standaard invullijst. We ontwikkelen een eigen protocol voor het geval er een incident of calamiteit plaatsvindt. Met korte lijnen en open communicatie, zoals we het gewend zijn bij ALEZ.
Dus zetten we een kwalitatieve tevredenheidsenquete uit onder ouders, met open vragen. We willen geen cijfer, we willen weten wat ouders denken over ALEZ, welke gevaren ze zien en welke tips ze hebben.
En in de jaarlijkse cyclus van plannen en begrotingen maken, zet ik de verplichte organisatiebeoordeling vóór het maken van het jaarplan. Het jaarplan schrijft zich daarna bijna vanzelf.
De audit
Als mijn kwaliteits-to-do-lijst korter wordt, krijg ik er steeds meer lol in. Ik zie hoe de organisatie verbetert, zonder bureaucratisch te worden. Ja we moeten zorgplannen maken, maar als ik de auditor onze cyclus van persoonlijke leerdoelen laat zien, hoe we die samen met de jongeren en hun ouders vastleggen en later evalueren, knikt hij tevreden. Kort, bondig en effectief.
De audit zelf blijkt verder gewoon een leuke dag. Want het er is niets leukers dan zo uitgebreid en ongebreideld over ALEZ te praten en daar dan complimenten over te krijgen.
Het HKZ-certificaat is binnen én ALEZ is een betere organisatie, ik sluit tevreden mijn lege to-do-lijst af.
PS Dit HKZ-certificaat is mede mogelijk gemaakt door een bijdrage van Stichting het Gehandicapte Kind. Dank daarvoor!
ALEZ zet in op zo zelfstandig mogelijk worden. Hoe we dat doen? Lees verder en vraag meteen het infopakket aan, met leuke groei-verrassing!